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Coordenador de Compras Local & Regional

Coordenador de Compras Local & Regional

World VisionMaianga, Angola
Há 20 dias
Descrição da vaga

Job Description

LOCALIZAÇÃO : Província da Huíla - Lubango .

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Instalação e manutenção do funcionamento do CTS no escritório da Huíla :

  • Gerir com o Coordenador do CTS no Escritório da província sobre : problemas no sistema, as formações relacionadas, a instalação de novas actualizações do CTS e a manutenção do seu funcionamento.
  • Fornecer apoio técnico regular aos monitores de alimentos e aos operadores logísticos para que os formulários sejam utilizados e mantidos ao máximo.
  • Gerir o CTS e ser capaz de produzir relatórios por categoria, tais como mercadorias, números de remessa, doador, programa, etc.
  • Realizar acções de formação regulares para os monitores de alimentos sobre as novas actualizações do sistema e acções de refrescamento trimestrais para os monitores de alimentos e os operadores logísticos sobre os requisitos do CTS.
  • Efectuar um inventário físico mensal em colaboração com os monitores alimentares e os operadores logísticos.

Recolha e distribuição de relatórios sobre a ajuda alimentar e o NFI :

  • Coordenar com os monitores de alimentos e os técnicos de logística a receção atempada das guias de remessa, do relatório de visita ao centro de distribuição (escolas), do relatório de inspeção dos camiões, do relatório de inspeção do armazém, do relatório de perdas / danos, dos relatórios de distribuição diários / mensais, do inventário físico mensal e de outros relatórios relevantes.
  • Rever todos os relatórios gerados pelo CCTS e formatados em Excel quanto à sua adequação e exatidão.
  • Supervisionar a manutenção de um sistema de arquivo muito organizado e cronológico, assegurando que as cópias impressas dos relatórios necessários estão disponíveis e são de fácil acesso em qualquer altura.
  • Manter um registo visual ou uma lista de verificação da receção destes relatórios.
  • Iniciar o pedido de relatórios não recebidos junto dos monitores / logísticos alimentares dos municípios em causa.
  • Efectuar a reconciliação mensal entre os relatórios mensais elaborados e o plano de distribuição mensal e os relatórios.
  • Assegurar a revisão, a aprovação e a apresentação atempada de diferente relatórios ligados à distribução de alimentos nas escolas até ao dia 5 de cada mês relativamente ao mês anterior e apresentar ao gestor de productos de base as reacções sobre o desempenho do CTS no mês em curso para a preparação do relatório de gestão mensal da WVA até ao dia 5 de cada mês.

    • Recolha de relatórios no CTS global :

  • Após a conclusão dos relatórios mensais de mercadorias, gerar CTS globais (relatórios ligados à distribução de alimentos nas escolas), que reflectem informações globais actualizadas e precisas sobre as distribuições de mercadorias da WV Angola.
  • Apresentar os relatórios ao Gestor de Mercadorias para análise antes de os enviar à WVUS.
  • Desempenhar outras funções que possam ser atribuídas pelo Gestor de Mercadorias

    • REQUISITOS :

  • Diploma em Tecnologia de Informação.
  • Experiência em gestão de mercadorias e contabilidade
  • Deve possuir boas capacidades analíticas, de redação e de comunicação
  • Os candidatos devem também ter pelo menos 2 anos de experiência num domínio relacionado, de preferência na gestão de mercadorias, utilizando o Excel e outros sistemas / plataformas de bases de dados
  • Fluência em inglês e português e excelentes capacidades de redação de relatórios e de apresentação.
  • O candidato deve também ter conhecimentos de informática com competências comprovadas em folhas de cálculo e processamento de texto.
  • Deve possuir carta de condução.
  • Capacidade para efectuar tarefas no terreno e disponibilidade para viajar durante longos períodos de tempo em terrenos difíceis, condições adversas e exigentes.
  • Os candidatos devem também estar dispostos a trabalhar em zonas muito difíceis.
  • Estar preparado para viajar para locais de implementação e reuniões regionais, conforme necessário.
  • Experiência anterior, de preferência numa ONG ou numa agência das Nações Unidas, no manuseamento de productos alimentares e no controlo e contabilidade de productos alimentares.
  • Pelo menos 3 anos de experiência em ferramentas de desenvolvimento de aplicações, de preferência Visual Basic e Microsoft Access. A certificação em desenvolvimento de sistemas Microsoft constitui uma vantagem adicional.

    • PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

    Aquisição, inspeção e transporte de todos os productos fornecidos através de LRP

  • Aderência aos requisitos de negócios no cumprimento das necessidades de compras;
  • Compreensão dos requisitos de negócio do departamento e aplicação no dia a dia do trabalho.
  • Identificar productos alimentares de alta qualidade e económicos.
  • Estabelecer e aplicar mecanismos de contratação a longo prazo com grupos de agricultores para fornecer bens perecíveis diretamente às escolas.
  • Garantir que o fornecedor tenha contratos com pequenos fornecedores locais (na comunidade) para estimular a agricultura local.
  • Garantir a boa gestão dos contratos, manutenção dos registos dos fornecedores, conformidade e gestão dos recursos
  • Assegurar que os productos sejam entregues no destino final (escolas) pelo fornecedor a tempo

    • Planificação

  • Facilitar as sessões anuais de planificação de aquisições com as principais partes interessadas;
  • Consolidar e relatar os Planos de Aquisições;
  • Revisar e atualizar o Catálogo de Itens antes da actividades do processo de planificação.
  • Aconselhar e familiarizar as Operações com o uso do Catálogo de Itens.

    • Abastecimento Estratégico

  • Aconselhar no processo de Avaliação de Mercado e Pré-Qualificação de Fornecedores conforme orientação dos Gestores e Assessores;
  • Elaborar e divulgar editais de licitação, acompanhamento de licitações, auxiliar na coordenação de reuniões de pré-licitação conforme orientação de Gestores e Especialistas;
  • Manter todos os documentos de suporte relativos aos eventos de fornecimentos com base na gestão documental, supervisionar os Arquivados de Eventos de fornecedores e o trabalho de Assistência em relação aos fornecimentos;
  • Elaboração de documentos de envio do Comité de Aquisições com base na orientação dada pelos Gestores / especialistas.

    • Gestão de contrato e relacionamento com fornecedores

  • Preencher com precisão o formulário de gestão de dados (contrato / fornecedor / registo de item);
  • Gerir a manutenção de registos para toda a correspondência e documentação relacionadas ao contrato;
  • Comunicar informações relacionadas aos contratos a todas as partes interessadas para garantir a gestão ideal dos contratos (Termos e Condições).
  • Coletar feedbacks sobre o desempenho do fornecedor de acordo com as diretrizes estabelecidas de Gestão de Desempenho do Fornecedor.
  • Garantir que todas as compras a partir de $10,000 tenham contracto assinado por ambas partes, devidamente arquivado em físico e eletronicamente.
  • Garantir que todas as compras iguais ou superiores a $50,000 tenham Contrato e que o mesmo foi enviado para WVUS pelo Gestor de Admistração e Finanças.
  • Garantir screening dos Fornecedores antes de efectuar a compra.

    • Gestão, análise e relatórios de dados

  • Colectar e organizar dados de projectos e unidades de negócios;
  • Analisar e verificar a precisão dos dados e produzir relatórios necessários de acordo com as Políticas / Procedimentos e Diretrizes conforme definido pela World Vision;
  • Elaborar relatórios semanais / mensais da situação de compras, a fim de actualizar os clientes e outras partes interessadas;
  • Realizar exercícios diários de reconciliação de todos os registos e transações realizadas no mesmo dia e garantir que a validação, integridade e precisão dos dados sejam mantidas meticulosamente;
  • Consolidar todas as descobertas e convertê-las em formatos úteis, conforme fornecido pelo Gestor da cadeia de fornecimentos

    • Execução de Aquisições

  • Aconselhar sobre o processo de Solicitação de Proposta / Solicitação de Cotação (RFP / RFQ) para compras à vista, conforme necessário;
  • Fazer a ligação com serviços compartilhados e finanças para resolver dúvidas de fornecedores;
  • Liberar pedido de compra (POs) aos fornecedores para compras à vista e categorias atribuídas.

    • Processo, Procedimento e Política

  • Trabalhar com equipes séniores da cadeia de fornecimentos para gerir a satisfação do cliente interno;
  • Colectar dados para dar suporte aos relatórios de pontuação de desempenho (ou seja, KPIs)

    • Controle e Conformidade

  • Garantir a manutenção de registos / documentação sólidos de aprovisionamento e preparação de relatórios de estado de aprovisionamento, incluindo a expedição de encomendas para assegurar a entrega e processamento de pagamentos em tempo útil.
  • Garantir a reconciliação entre as Compras vs Procurement plan na base Mensal. ( Monthly Reconciliation Report).

    • REQUISITOS :

  • Bacharelado em Administração / Gestão de Empresas ou Contabilidade
  • Conhecimento de Gestão de Cadeia de aprovisionamento.
  • Responsabiliza-se pela tomada de decisões e pela gestão eficaz dos recursos.
  • Conhecimento das melhores práticas em matéria de aprovisionamento e administração
  • Conhecimento dos principais requisitos de conformidade dos doadores (USDA)
  • Experiência de trabalho com aquisição de productos alimentares locais facilmente perecíveis
  • Excelente comunicação escrita e oral em Português e Inglês.
  • Carta de Condução
  • Estar preparado para viajar sempre que for necessário
  • Excelente habilidades para trabalhar com Pacote Office, Internet, outros softwares relacionados à função e às exigências da World Vision International
  • Ser Comunicativo.
  • Capacidade de desenvolver atividades múltiplas.
  • Conhecimento das melhores práticas em matéria de aprovisionamento e administração
  • Conhecimento dos principais requisitos de conformidade dos doadores (USDA)

    • NB : A posição será na Província da Huíla - Lubango.

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    Coordenador Regional • Maianga, Angola